A partir du 1er janvier 2017, l’étudiant verra son contingent de 50 jours de travail remplacé par un nouveau contingent de 475 heures. L’employeur et le travailleur pourront bénéficier des cotisations ONSS réduites (5,43% pour l’employeur et 2,71% pour le travailleur).

Quelles implications et conditions ?

1° Comment effectuer la DIMONA ?

L’employeur devra envoyer la DIMONA en mentionnant les éléments suivants :

• Type de travailleur (STU) ;
• Dates de début et de fin des prestations (la période doit se situer dans le même trimestre) ;
• Nombre d’heures à travailler par l’étudiant pendant la période déclarée.

Avec cette déclaration, les heures seront réservées dans le contingent.

2° La Dimona devra IMPERATIVEMENT être déclarée dans les temps !

Pour bénéficier du contingent d’heures et des taux de cotisations ONSS réduits, il faudra impérativement déclarer les étudiants via la DIMONA avant la date de début d’occupation.

Il sera impossible d’effectuer une DIMONA avec effet rétroactif et de bénéficier du contingent de l’étudiant. Toute déclaration tardive aura pour effet que toute les heures planifiées seront considérées comme travaillées en dehors du contingent de 475h00 et elles seront soumises aux cotisations ONSS classiques au lieu du taux réduit. Cela implique donc un coût supplémentaire pour l’employeur et une perte financière pour l’étudiant.

3° Quid en cas de dépassement du contingent ?

Si l’employeur souhaite réserver plus d’heures que celles disponibles dans le contingent de l’étudiant, il devra scinder la déclaration en une déclaration de type STU (étudiant jobiste) pour les heures encore disponibles dans le contingent et une déclaration de type OTH (étudiant travailleur) pour les heures hors contingent. Les heures dans le contingent seront calculées au taux ONSS réduit, les heures hors contingent seront soumises aux cotisations ONSS ordinaires.

4° Modifications Dimona

Pour toute Dimona effectuée à temps (avant le début de l’occupation), les éventuelles DIMONA de modifications ne seront jamais considérées comme tardives.

Exemple : Un employeur a déclaré 20h00, mais l’étudiant a finalement travaillé 27h00. Les 7h00 de dépassement pourront être réservées dans le contingent via une modification de DIMONA.

Si par contre une Dimona d’entrée originale est tardive, toutes les modifications de Dimona seront toujours considérées tardives et donc le contingent ne sera pas adapté.

5° Régularisation des cotisations par l’ONSS

Si une occupation d’étudiant est déclarée dans la DMFA avec les taux réduits de cotisations ONSS et que la DIMONA est tardive ou que le contingent de l’étudiant est dépassé, le service contrôle de l’ONSS régularisera les cotisations ONSS. L’employeur devra donc payer des cotisations ONSS comme pour un travailleur « classique ».

Contrairement à la législation actuelle pour les 50 jours de travail (jusqu’au 31/12/2016), la régularisation de cotisations ONSS en cas de dépassement du contingent n’aura lieu qu’à partir de la 476ème heure travaillée, et ce, tant en cas de dépassement du contingent chez 1 seul employeur qu’en cas de dépassement du contingent chez plusieurs employeurs.

6° Student@Work

Si un employeur a déjà réservé un certain nombre d’heures pour 2017, le solde du contingent d’heures disponible pour l’étudiant est disponible depuis le 23/12/2016 via l’application student@work.

En résumé, les démarches à suivre pour l’engagement d’un étudiant :

1° vérifier le contingent d’heures disponible de l’étudiant.

Par la remise de l’étudiant de son attestation.  L’étudiant se connectera au site www.studentatwork.be et demande son attestation qui indique le nombre d’heures non épuisé.  Cette attestation est à remettre à l’employeur.  Ce dernier peut contrôler ce nombre d’heure via un code repris sur l’attestation et en surfant sur https://www/socialsecurity.be/site_fr/employer/applics/studentatwork/index.htm

2° Etablir un contrat de travail d’occupation d’étudiant et remise du règlement de travail

Vous pouvez demander un exemplaire de contrat via l’onglet contact de ce site : https://agesa.be/contact

3° Assurance accident  de travail et surveillance de santé

Même pour un étudiant, il est obligatoire de souscrire une assurance-loi (assurance accident de travail) et dans certains cas une visite préalable à la médecine du travail est obligatoire (voir avec votre service externe en prévention et protection au travail).

Si vous avez déjà affilié à une assurance-loi, tout est OK.

4° DIMONA à effectuer par l’employeur ou par AGESA

Dès le moment où le contrôle du contingent d’heures a été effectué, il est fortement conseiller d’établir le plus vite possible une DIMONA pour réserver les heures encore disponible.  Le premier qui déclare et le premier servi même si l’occupation s’effectue plus tard dans l’année.

Comme dit plus haut, il est très important d’envoyer une DIMONA dans les temps (avant le début de l’occupation) pour pouvoir bénéficier des taux réduits de cotisations ONSS.